Organisation

Colocation et location à l'année : ménage, remise en état, état des lieux

En courte durée, un départ déclenche un ménage. À l'année, personne ne part — jusqu'au jour où quelqu'un part vraiment, et c'est ce jour-là que tout se joue. Deux rythmes à tenir, et un seul moment où l'on vous demandera des preuves.

Organisation — lecture d'environ sept minutes

Une conciergerie qui gère des locations de vacances et qui prend sa première colocation découvre vite que ses habitudes ne s'appliquent plus. Le planning ne se remplit plus tout seul : aucune réservation ne tombe. La checklist ne convient plus : on ne refait pas le lit de quelqu'un qui y dort ce soir. Et le stock se vide pour rien : personne n'attend deux capsules de café sur le plan de travail.

Ce n'est pas un autre métier. Mais ce n'est pas le même travail, et le confondre coûte de deux façons : du temps perdu chaque semaine, et un dépôt de garantie qu'on ne sait plus justifier au départ du locataire.

Ce qui change, en quatre points

Choisir un rythme, et s'y tenir

Le bon rythme dépend du nombre d'occupants et de ce qu'ils partagent. Voici des points de départ, à ajuster sur ce que vous constatez après un mois :

• Une colocation de quatre à six personnes : une fois par semaine, souvent deux. La cuisine commune est la pièce qui se dégrade le plus vite, et celle dont on se plaint le plus.
• Un appartement loué à un couple ou une famille : toutes les deux semaines, ou pas du tout si le bail ne le prévoit pas — auquel cas seuls le départ et l'arrivée vous concernent.
• Les parties communes d'une maison partagée : une fois par semaine, le même jour, pour que les occupants sachent quand laisser la voie libre.

Le jour compte autant que la fréquence. Un passage le lundi matin trouve la cuisine du week-end ; un passage le vendredi la prépare. Et un jour fixe permet aux occupants de ranger la veille — ce qui fait gagner plus de temps que n'importe quel produit.

Reste l'exception : le jour férié, les vacances des occupants, le mois où la colocation se vide. Un rythme qu'on ne peut pas suspendre ponctuellement finit dans un tableur à part, et le tableur finit par diverger du planning.

Ce qu'on nettoie, et ce qu'on ne touche pas

C'est la règle qui évite les conflits, et elle doit être écrite noir sur blanc dans la checklist, pas laissée au bon sens de chacun :

• On nettoie l'extérieur du frigo, pas ce qu'il contient. Jeter la nourriture d'un occupant, même périmée, c'est une dispute garantie.
• On dépoussière ce qui est dégagé, sans rien déplacer. Les affaires posées sur une table restent où elles sont.
• On n'entre pas dans les chambres privées, sauf demande écrite. Ce sont des logements dans le logement.
• On signale ce qu'on voit : une fuite sous l'évier, de la moisissure derrière un meuble, un nuisible. C'est souvent le seul regard extérieur qui passe dans l'appartement de toute l'année, et un dégât signalé tôt coûte dix fois moins qu'un dégât découvert au départ.

La remise en état au départ

Le jour où un locataire rend les clés, le ménage régulier ne suffit plus. Tout ce qu'on laissait de côté doit être fait : placards et tiroirs vidés et lavés, four et frigo à fond, congélateur dégivré, joints et robinetterie détartrés, vitres, plinthes, prises. C'est facilement trois heures là où un passage d'entretien en prend une.

Deux erreurs reviennent. La première est de la chronométrer comme un ménage ordinaire : elle paraît interminable, et l'on soupçonne la personne qui l'a faite. La seconde est de ne pas la facturer à part — trois heures offertes à chaque changement de locataire, sur un parc d'une vingtaine de logements, ce sont plusieurs journées par an.

L'état des lieux : la même méthode, deux fois

En France, l'état des lieux d'entrée et de sortie est obligatoire pour une location d'habitation, et c'est leur comparaison qui décide de ce qui peut être retenu sur le dépôt de garantie. Quand les deux concordent, le propriétaire dispose d'un mois pour le restituer ; sinon, de deux. Encore faut-il qu'ils soient comparables.

Un état des lieux d'entrée rédigé à la main en dix minutes et un état des lieux de sortie fait pièce par pièce avec quarante photos ne se comparent pas : le locataire répondra que la trace était déjà là, et rien ne permettra de dire le contraire. Ce qui rend deux constats opposables, c'est qu'ils suivent le même ordre, les mêmes points et les mêmes angles :

1. Pièce par pièce, dans le même ordre : entrée, pièces de vie, cuisine, sanitaires, équipements, compteurs.
2. Chaque défaut en photo, même minime. Un éclat sur un plan de travail non photographié à l'entrée devient, à la sortie, un éclat du locataire.
3. Les compteurs relevés en photo, index lisibles.
4. Les clés, badges et télécommandes comptés, à l'entrée comme à la sortie.
5. Le document signé par le locataire, avec un exemplaire pour lui.

Reste la question de l'usure. Un parquet qui a vécu trois ans n'est pas un parquet dégradé : l'usure normale n'est pas imputable au locataire. C'est une raison de plus pour photographier l'entrée avec soin — c'est elle qui permet de distinguer ce que le temps a fait de ce que quelqu'un a fait. Prouver qu'un ménage a été fait : photos, horodatage et litiges.

Comparer, photo contre photo

Le jour de la sortie, la question n'est pas « qu'est-ce qui est abîmé ? » mais « qu'est-ce qui a changé ? ». La bonne méthode aligne chaque photo de sortie sur celle de l'entrée, au même point de la checklist. Trois cas se présentent :

• Les deux photos montrent la même chose : rien à retenir, quel que soit l'état.
• La sortie montre un défaut absent de l'entrée : c'est là que se discute la retenue, preuve à l'appui.
• Une photo n'existe qu'à la sortie : souvent un dégât neuf, photographié parce qu'il sautait aux yeux. Il faut la garder visible, pas la perdre dans un dossier.

Comparer l'entrée d'un locataire à la sortie du suivant est l'erreur à ne pas commettre : on impute à l'un les traces de l'autre. Chaque sortie se compare à l'entrée du même séjour.