Organisation

Organiser une tournée de ménages : l'ordre qui tient

Le plus court chemin n'est presque jamais le bon ordre. Ce qui décide, ce sont les heures d'arrivée — et la marge qu'on a gardée pour l'imprévu.

Organisation — lecture d'environ six minutes

Une tournée de cinq ménages tient rarement à cause de la distance. Elle tient — ou pas — à cause d'une arrivée à 15 h qui n'a pas été vue, d'un logement qui a pris quarante minutes de plus que prévu, ou d'un jeu de draps qui manquait.

Optimiser le trajet est la partie facile, et la moins rentable.

Les quatre contraintes, par ordre de dureté

1. Les heures d'arrivée — la seule contrainte absolue

Un logement dont le voyageur arrive à 15 h doit être prêt à 15 h. Ce n'est pas négociable, et c'est ce qui devrait ordonner toute la journée : on remonte à rebours depuis les arrivées les plus tôt.

Cette information vient des réservations, pas du planning de ménage. C'est l'une des raisons pour lesquelles un planning déconnecté des calendriers est faux dès qu'une réservation bouge. Brancher le planning sur les calendriers.

2. Les heures de départ — la contrainte d'entrée

On ne peut pas commencer avant que le voyageur soit parti. Un départ à 11 h et une arrivée à 15 h laissent quatre heures ; c'est confortable pour un logement, tendu pour deux dans le même créneau.

3. La géographie — importante, mais après

Regrouper par quartier ou par immeuble fait gagner du temps réel, surtout sur un parc dispersé. Mais c'est une optimisation : elle s'applique à l'intérieur de ce que les heures permettent, jamais contre elles.

Le cas particulier qui vaut de l'or : plusieurs logements dans le même immeuble. Un seul déplacement, un seul stationnement, et souvent un seul placard à linge. C'est le meilleur ratio de la journée.

4. Les personnes — la contrainte qu'on oublie

Qui connaît quel immeuble, qui a quelles clés, qui est plus rapide sur les grands logements. Cette contrainte est réelle, et elle est la seule qui ne s'écrive nulle part : elle vit dans la tête de celui qui répartit. C'est aussi ce qui rend la répartition impossible à déléguer tant qu'elle n'est pas écrite.

La marge : la moitié du métier

Une tournée calculée au plus juste échoue le premier jour où quelque chose déraille — et quelque chose déraille toujours. Trois marges à garder :

• Entre deux ménages. Le trajet réel n'est pas le trajet théorique : stationnement, ascenseur, étage. Quinze minutes de plus par déplacement en ville n'est pas de la précaution, c'est de l'observation.
• Sur les logements à équipement. Une balnéo, une piscine ajoutent des minutes connues. Si la tournée les ignore, ce logement met la journée en retard tous les jours. Les équipements qui allongent un ménage.
• À la fin. Le dernier créneau ne devrait jamais être un ménage à arrivée tardive. Gardez-y le moins contraint : c'est votre amortisseur.

Le problème du milieu de journée

Voici ce qui casse réellement les tournées, et ce n'est pas le calcul du matin.

À 11 h, quelqu'un signale qu'un logement demandera une heure de plus — dégât, oubli du voyageur, panne. La tournée établie à 7 h ne vaut plus rien. Ce qui se passe alors décide de la journée :

• Soit l'information remonte, quelqu'un redistribue, et les personnes concernées le savent.
• Soit chacun improvise, deux personnes se retrouvent au même endroit, et un logement n'est pas prêt.

Le second cas n'est pas un problème de compétence : c'est un problème de canal. Un planning qui n'existe que dans un tableur du matin ne peut pas se réviser à 11 h.

Affecter ou proposer : deux modes, deux usages

Toutes les tournées ne se pilotent pas de la même façon, et vouloir un seul mode est une erreur.

• Affecter nominativement convient à une équipe salariée dont on connaît les horaires : chacun a sa journée, et sait où il va.
• Proposer à plusieurs, premier arrivé premier servi, convient aux renforts et aux remplacements : vous ouvrez un ménage, quelqu'un le prend. Cela évite les six appels du samedi matin. Sous-traiter ou embaucher.

Le mode « proposé » demande une précaution : un travail pris doit être verrouillé, sinon deux personnes partent sur le même logement. Et ce verrou doit expirer tout seul — quelqu'un qui prend un ménage puis dont le téléphone se décharge ne doit pas bloquer le logement pour la journée. Un verrou qui ne se libère jamais est pire que pas de verrou.