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Consommables : ne plus découvrir sur place qu'il manque quelque chose

Le coût d'un rouleau de papier n'est pas son prix. C'est le déplacement qu'il déclenche quand il manque, le ménage décalé, et parfois le voyageur qui arrive avant.

Intendance — lecture d'environ six minutes

Personne ne fait faillite à cause du papier toilette. Mais tout le monde a déjà perdu une matinée pour trois rouleaux — et c'est cette matinée qui coûte, pas les rouleaux.

Le problème des consommables n'est donc pas un problème d'achat. C'est un problème d'information : savoir ce qui manque avant d'être devant le placard vide.

Pourquoi le recomptage mensuel ne marche pas

La méthode répandue est de faire le tour des logements une fois par mois et de noter ce qui manque. Elle échoue pour trois raisons structurelles :

• Elle vous informe trop tard. Un recomptage vous dit ce qui manque une fois que ça manque. Entre deux passages, vous êtes aveugle.
• Elle coûte un déplacement dédié, ou elle s'ajoute à une tournée déjà pleine — auquel cas elle se fait mal, ou pas.
• Elle mesure un stock, pas une consommation. Savoir qu'il reste deux rouleaux ne dit pas s'ils dureront trois jours ou trois semaines.

Compter à la sortie, pas à l'inventaire

Le seul moment où le comptage est à la fois fiable et gratuit, c'est pendant le ménage — au moment où la personne a les mains sur le produit qu'elle pose.

Fiable, parce qu'elle voit ce qu'elle prend. Gratuit, parce qu'elle est déjà là. Toute autre méthode ajoute un geste, et un geste ajouté finit par ne plus se faire quand la journée est chargée.

Le changement mental à opérer : on ne tient plus un compteur qu'on réécrit, on tient un registre de mouvements. « Deux rouleaux sortis le 12 par une intervention au Canal » est une information ; « il reste 14 » n'en est pas une, parce qu'on ne sait ni depuis quand ni pourquoi.

La dotation automatique : ce qui part à chaque fois

Une partie de la consommation est parfaitement prévisible. Un ménage complet consomme toujours à peu près la même chose : un jeu de draps, deux serviettes, une dosette de produit. La faire saisir à chaque fois est du travail inutile.

Ce qui est prévisible doit être déduit d'office, et la saisie doit être réservée à l'inhabituel : « aujourd'hui j'ai pris trois rouleaux au lieu d'un ». C'est ce qui rend le comptage supportable dans la durée — on ne demande à la personne que ce qu'elle seule sait.

L'exception qui coûte cher : le bâtiment

Tout ne se consomme pas par logement. Un sac-poubelle de conteneur commun, un produit de nettoyage du hall : ils partent une fois par passage sur l'adresse, pas une fois par appartement. Décomptés par ménage, trois appartements dans le même immeuble consomment trois fois ce qui est parti une seule fois — et votre stock théorique diverge du réel en quelques semaines.

Le seuil : prévenir avant, pas constater après

C'est le réglage le plus utile, et le plus mal compris.

Un seuil à zéro vous prévient qu'il n'y a plus rien : c'est déjà trop tard, le voyageur arrive demain. Un seuil à un dit « il en reste un, prends-en » — et la personne qui va sur place demain l'emporte dans son sac, sans déplacement supplémentaire.

La bonne valeur dépend donc de votre fréquence de passage, pas de la valeur de l'article. Sur un logement visité trois fois par semaine, un seuil bas suffit. Sur un logement visité une fois par mois, il faut deux ou trois rotations d'avance.

La liste à emporter : là où tout se joue

Connaître son stock ne sert à rien si l'information n'arrive pas à la personne qui part en tournée. Le circuit utile est court :

1. Un article passe sous son seuil.
2. Il apparaît sur la liste de ce qu'il faut emporter, pour le logement concerné.
3. La personne qui y va demain la voit avant de partir.

Aucune commande, aucune alerte à traiter, aucun tableau à consulter. C'est la différence entre un système de gestion de stock — dont vous n'avez pas besoin — et un système qui empêche les déplacements inutiles, qui est tout ce que vous voulez.

Ce que ça vous apprend, au bout de quelques mois

Le bénéfice secondaire dépasse souvent le premier. Un registre de mouvements répond à des questions que personne ne pouvait poser avant :

• Quel logement consomme deux fois plus que les autres de sa catégorie — et pourquoi.
• Ce que coûte réellement un ménage en consommables, à ajouter au calcul du prix de revient. Le coût réel d'un ménage.
• Ce qui doit être refacturé au propriétaire, avec le détail plutôt qu'un forfait qui se négocie. Fixer ses tarifs.