Automatisation

Brancher le planning des ménages sur les calendriers Airbnb et Booking

Chaque plateforme publie déjà son calendrier dans un format que les logiciels savent lire. Recopier les départs à la main, c'est refaire chaque semaine un travail que personne n'a besoin de faire.

Automatisation — lecture d'environ six minutes

C'est le poste le plus mécanique d'une conciergerie, et le plus fréquent : une réservation arrive, quelqu'un note la date de départ quelque part, et cette note devient un ménage. Le geste est court. Répété à chaque réservation, à chaque annulation et à chaque changement de dates, sur trois plateformes et quinze logements, il occupe des heures par mois — et c'est un travail qui ne produit rien.

Le lien iCal, en une minute

Toutes les plateformes de location publient le calendrier de chaque annonce sous forme d'une adresse web qui rend un fichier au format iCal — le même format que les agendas de téléphone. Ce lien contient les périodes occupées : dates d'arrivée et de départ, sans le nom du voyageur.

Il sert normalement à éviter les doubles réservations entre plateformes. Mais il sert tout aussi bien à autre chose : une date de départ est une date de ménage. Un logiciel qui lit ce calendrier peut donc remplir le planning sans que personne ne recopie quoi que ce soit.

Où trouver ce lien

L'emplacement change avec les refontes d'interface, mais le chemin est toujours du même genre — dans les réglages de disponibilité de l'annonce, sous un intitulé qui parle de synchronisation de calendriers :

• Airbnb — dans l'annonce, Calendrier → Disponibilité → Synchroniser les calendriers → Exporter. Le lien se termine par .ics.
• Booking.com — dans l'extranet, Tarifs et disponibilités → Synchroniser les calendriers, puis l'export de la chambre concernée.
• Abritel / Vrbo — dans l'annonce, Calendrier → Importer/Exporter, section export.

Un logement loué sur plusieurs plateformes a plusieurs liens, et ils se cumulent : chaque calendrier apporte ses propres réservations, et le planning les réunit. C'est même le seul moyen de voir un parc multi-plateformes d'un seul endroit.

Les trois limites, qu'il faut connaître avant de s'y fier

Un article qui vendrait cette méthode sans ses limites vous ferait découvrir les mauvaises surprises tout seul. Elles sont au nombre de trois, et aucune n'est rédhibitoire.

Le calendrier n'est pas instantané

Un calendrier iCal n'est pas une notification : il se relit périodiquement. Entre une réservation de dernière minute et son apparition dans le planning, il s'écoule un délai — de quelques minutes à quelques heures selon la plateforme et la fréquence de relecture. Pour un ménage prévu le lendemain, cela ne change rien. Pour une réservation faite le matin pour le soir même, il faut regarder aussi la plateforme.

Il ne porte pas les noms

Le fichier contient des périodes occupées, pas des identités. C'est une bonne nouvelle du point de vue des données personnelles : votre logiciel de ménage n'a aucune raison de connaître le nom de vos voyageurs, et ne pas les collecter est la façon la plus simple de ne pas avoir à les protéger.

Un départ n'est pas toujours un ménage

Une réservation prolongée, un séjour long avec ménage intermédiaire, un blocage de dates pour travaux : le calendrier dit « occupé », il ne dit pas « à nettoyer ». Un planning rempli automatiquement doit donc rester modifiable à la main — ajouter un ménage que le calendrier ignore, en retirer un qui n'a pas lieu d'être.

Ce que ça change dans une journée

Le gain n'est pas seulement le temps de la recopie. Il est surtout dans ce qui disparaît :

• Le départ oublié parce que la réservation est arrivée un dimanche soir et que personne n'a rouvert le tableur.
• Le ménage fait pour rien sur une réservation annulée trois jours plus tôt, dont l'annulation n'a jamais quitté la boîte mail.
• La double vérification — regarder le tableur, puis regarder la plateforme pour être sûr — qui trahit qu'on ne fait plus confiance au tableur.

Cette dernière est la plus révélatrice : un planning qu'on vérifie ailleurs n'est plus un planning, c'est une copie. Et une copie coûte le temps qu'elle prétend faire gagner.